Zásady ochrany osobních údajů
Společnosti Xelto Sp. z o.o., Xelto Digital Sp. z o.o. a Xelto Digital Czechia s.r.o. kladou velký důraz na transparentnost svého fungování a respektují základní právo každého člověka na ochranu soukromí. Ochrana a důvěrnost Vašich údajů je pro nás klíčová. Vynakládáme proto veškeré úsilí, aby jejich zpracování probíhalo v souladu s platnými právními předpisy, respektovalo základní práva a svobody a bylo náležitě zabezpečeno.
Cílem těchto zásad ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) je informovat Vás o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje a jak chráníme Vaše soukromí při používání našeho webu. V tomto dokumentu se dozvíte, pro jaké účely a jakým způsobem Vaše údaje využíváme. Návštěvou a aktivním používáním tohoto webu vyjadřujete souhlas s podmínkami uvedenými v těchto Zásadách.
Informace o správci údajů
Správcem Vašich osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR") je:
- Xelto Sp. z o.o., ul. Winogrady 16, 61-663 Poznaň, NIP: 972-12-43-826, REGON: 302415061, KRS: 0000472643;
- Xelto Digital Sp. z o.o., ul. Kurniki 9, 31-156 Krakov, NIP: 6762580430, REGON: 386040730, KRS: 0000841003;
- Xelto Digital Czechia s.r.o., Rybná 716/24, 110 00 Praha, DIČ CZ10964452;
v závislosti na tom, z jejíchž služeb společnosti využíváte.
V případě procesu souvisejícího s náborem a realizací marketingových aktivit jsme správci Vašich osobních údajů a provádíme jejich společnou správu. V rámci uzavřené písemné smlouvy o společné správě jsme se dohodli na rozsahu své odpovědnosti týkající se plnění povinností vyplývajících z GDPR, zejména že:
- My, jako správci, jsme zodpovědní za plnění informační povinnosti vůči Vám.
- Společnost Xelto Sp. z o.o. jako společný správce je vůči Vám odpovědná za umožnění výkonu Vašich práv. Bez ohledu na výše uvedené můžete svá práva uplatnit také vůči kterémukoli ze společných správců. V takovém případě předáme Vaši žádost tomu společnému správci, který ji vyřídí
Se správcem se lze kontaktovat prostřednictvím výše uvedených korespondenčních údajů a následujících kontaktních údajů:
- Xelto Sp. z o.o.: telefonní číslo: +48 608 92 00 33; e-mailová adresa: [email protected].
- Xelto Digital Sp. z o.o.: telefonní číslo: +48 608 92 00 33; e-mailová adresa: [email protected].
- Xelto Digital Czechia s.r.o.: telefonní číslo: +420 292 332 210; e-mailová adresa: [email protected].
Dobrovolnost poskytnutí osobních údajů
Poskytnutí Vašich osobních údajů je dobrovolné, ale nezbytné pro naplnění účelů správce.
Práva subjektu údajů
Náleží Vám následující práva související se zpracováním Vašich osobních údajů:
- právo žádat o přístup k obsahu svých osobních údajů;
- právo žádat o opravu svých osobních údajů, pokud usoudíte, že jsou nesprávné nebo neúplné;
- právo žádat o výmaz svých osobních údajů, pokud:
- Vaše údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny,
- odvoláte souhlas se zpracováním údajů a správce nemá jiný právní základ pro jejich další zpracování,
- vznesete námitku proti zpracování osobních údajů a na straně správce neexistují převažující oprávněné důvody pro jejich další zpracování,
- vznesete námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu,
- Vaše osobní údaje byly zpracovávány v rozporu se zákonem,
- Vaše osobní údaje musí být vymazány kvůli splnění právní povinnosti,
- Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s poskytováním služeb informační společnosti nabízených dítěti.
- právo žádat o omezení zpracování svých osobních údajů, pokud:
- usoudíte, že jsou osobní údaje nesprávné,
- Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu se zákonem, ale nechcete, aby je správce vymazal,
- Správce už Vaše osobní údaje nepotřebuje, ale vy je potřebujete k uplatnění nebo obhajobě nároků,
- vznesete námitku proti zpracování osobních údajů;
- právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, pokud zpracování probíhá na základě oprávněného zájmu správce a námitka je odůvodněna Vaší konkrétní situací;
- právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním svých osobních údajů, přičemž odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného na základě Vašeho souhlasu před jeho odvoláním;
- právo na přenositelnost svých osobních údajů, pokud jsou zpracovávány na základě souhlasu nebo smlouvy;
- právo podat stížnost u dozorového orgánu pro ochranu osobních údajů, tj. u předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), pokud se domníváte, že zpracování osobních údajů porušuje ustanovení GDPR. Podrobné informace jsou dostupné na stránce: https://uodo.gov.pl/pl/83/155.
Pro uplatnění výše uvedených práv prosím kontaktujte správce Xelto Sp. z o.o., Xelto Digital Sp. z o.o. nebo Xelto Digital Czechia s.r.o. prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.
Předávání údajů do třetích zemí
Osobní údaje zásadně nebudou předávány do třetí země ani mezinárodní organizaci. V některých situacích však může dojít k předání osobních údajů do zemí mimo Evropský hospodářský prostor. K tomu dojde výhradně tehdy, budou-li splněny podmínky stanovené v kapitole V GDPR. V případě předání osobních údajů do zemí mimo Evropský hospodářský prostor správce zajistí veškeré formality spojené s řádným zabezpečením osobních údajů, mimo jiné používání standardních smluvních doložek přijatých Komisí (EU).
Profilování
Osobní údaje uživatelů mohou být zpracovávány také automatizovaným způsobem, včetně profilování. Důsledkem profilování bude přiřazení danému uživateli profilu pro potřeby analýz nebo předvídání preferencí uživatele, jeho chování a postojů a přizpůsobování informací, které mu jsou předávány prostřednictvím webu.
Účely, právní základy a doba zpracování
Zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání (nábor)
Účel zpracování osobních údajů a právní základ:
- čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — oprávnění žádat údaje nezbytné k podniknutí kroků před uzavřením smlouvy v rozsahu uvedeném v čl. 22(1) zákoníku práce;
- čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR — v souvislosti s čl. 22(1) zákoníku práce;
- čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR — souhlas uchazeče o zaměstnání se zpracováním osobních údajů nad rámec rozsahu uvedeného v čl. 22(1) zákoníku práce a v případě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro účely budoucích náborových procesů;
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — určení, uplatnění a zajištění případných nároků souvisejících s náborovými procesy a obhajoba proti nim;
- čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR — v případě uvedení zvláštní kategorie osobních údajů uchazečem o zaměstnání.
Povinnost poskytnout údaje:
Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, zároveň neposkytnutí informací uvedených v čl. 22(1) zákoníku práce způsobí, že obdržené uchazečské dokumenty nebudou společnými správci posuzovány.
Doba uložení:
- Osobní údaje budou uloženy po dobu nezbytnou k vedení náborového procesu — maximálně 3 měsíce, počítáno ode dne jeho ukončení.
- V případě udělení příslušného souhlasu pro účely vedení budoucích náborových procesů budou osobní údaje uloženy po dobu maximálně 12 měsíců.
Příjemci údajů:
- subjekty spolupracující se společnými správci údajů na základě uzavřených smluv o zpracování osobních údajů, při zajištění adekvátních technických a organizačních opatření chránících údaje ze strany těchto subjektů; skupina Pracuj.pl; subjekty, kterým jsou společní správci povinni předávat údaje na základě platných právních předpisů.
Zpracování osobních údajů obchodních partnerů
Účel zpracování osobních údajů a právní základ:
- čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — jednání směřující k uzavření smlouvy — v případě potenciálního klienta, který je podnikající fyzickou osobou, nebo společníka společnosti bez právní osobnosti , který je potenciální smluvní stranou;
- čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — uzavření a plnění předmětu smlouvy, na které je spolupráce založena — v případě obchodního partnera, který je podnikající fyzickou osobou, nebo společníka občanské společnosti, který je smluvní stranou;
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — obhajoba nebo uplatnění vzájemných nároků;
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — kontakt za účelem přijímání a plnění zakázek;
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — plnění předmětu smlouvy — seznámení se s pokyny k řešením;
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — kontakt s fyzickými osobami, jejichž údaje zpřístupnil obchodní partner za účelem plnění předmětu smlouvy, mimo jiné s osobami oprávněnými zastupovat obchodního partnera a jeho zaměstnanci či spolupracovníky;
- čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR — plnění povinností, které správci vyplývají z daňových a účetních předpisů.
Povinnost poskytnout údaje:
Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, ale nezbytné pro vypracování nabídky, plnění smlouvy a finanční vypořádání. Neposkytnutí údajů znamená, že účely správce nelze naplnit.
Zdroj údajů:
Pokud správce údajů nezískal údaje přímo od osoby, jíž se týkají, mohl osobní údaje v rozsahu mimo jiné jméno (jména) a příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, pozice/funkce a místo zaměstnání získat ze smlouvy, na základě které je zpracovává, nebo mu je zpřístupnil obchodní partner.
Doba uložení:
- osobní údaje budou uloženy po dobu účinnosti smlouvy;
- osobní údaje obsažené ve smlouvě budou zpracovávány po dobu vyplývající z platných právních předpisů, mimo jiné daňových a účetních — 5 let, počítáno od začátku roku následujícího po účetním roce, ve kterém byly operace, transakce a řízení definitivně ukončeny, splaceny, vypořádány nebo promlčeny;
- osobní údaje mohou být zpracovávány k určení, uplatnění nebo obhajobě proti případným nárokům po dobu vyžadovanou platnými právními předpisy;
- v případě potenciálních obchodních partnerů jsou osobní údaje uloženy po dobu nezbytnou k naplnění účelu zpracování, nejdéle však po dobu 3 let.
Příjemci údajů:
- subjekty spolupracující se správcem údajů na základě uzavřených smluv o zpracování osobních údajů, při zajištění adekvátních technických a organizačních opatření chránících údaje ze strany těchto subjektů; advokátní kanceláře spolupracující se správcem; banky — za účelem finančního vypořádání; subjekty, kterým je správce povinen předávat údaje na základě platných právních předpisů.
Zpracování osobních údajů osob, vůči nimž jsou prováděny marketingové aktivity
Účel zpracování osobních údajů a právní základ:
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — zasílání marketingových informací o produktech, službách, akcích a událostech a průzkumy spokojenosti s poskytovanými službami na Vámi uvedené kanály elektronické komunikace na základě uděleného souhlasu podle čl. 398 odst. 1 polského zákona ze dne 12. července 2004 o elektronické komunikaci;
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — obhajoba nebo uplatnění vzájemných nároků.
Povinnost poskytnout údaje:
Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, ale nezbytné pro naplnění účelu zpracování společnými správci.
Doba uložení:
Osobní údaje budou zpracovávány do doby odvolání uděleného souhlasu, vznesení účinné námitky proti zpracování nebo uplynutí promlčecí doby nároků.
Příjemci údajů:
- subjekty spolupracující se správcem údajů na základě uzavřených smluv o zpracování osobních údajů, při zajištění adekvátních technických a organizačních opatření chránících údaje ze strany těchto subjektů; subjekty, kterým je správce povinen předávat údaje na základě platných právních předpisů.
Soubory cookies a externí nástroje
Druhy souborů cookies:
Správce využívá dva typy souborů cookies:
- Relační cookies: jsou uloženy v zařízení uživatele a zůstávají tam do ukončení relace daného prohlížeče. Uložené informace jsou poté trvale odstraněny z paměti zařízení. Mechanismus relačních cookies neumožňuje stahovat jakékoliv osobní údaje ani jiné důvěrné informace ze zařízení uživatele.
- Trvalé cookies: jsou uloženy v zařízení uživatele a zůstávají tam až do jejich smazání. Ukončení relace daného prohlížeče nebo vypnutí zařízení nevede k jejich odstranění ze zařízení uživatele. Mechanismus trvalých cookies neumožňuje stahovat jakékoliv osobní údaje ani jiné důvěrné informace ze zařízení uživatele.
Analytické a externí nástroje:
- Správce využívá různé systémy monitorování aktivity uživatele v síti nabízené třetími stranami, například Google Analytics, tzv. síťovou analytiku, službu společnosti Google Inc. Google Analytics používá soubory „cookies", tedy textové soubory uložené v počítači uživatele, které umožňují analyzovat způsob využívání webu.
- Správce také využívá standardní soubory protokolu webového serveru k počítání osob navštěvujících web a k hodnocení jeho technických možností. Tyto informace používá k určení, kolik osob web navštěvuje, aby jej mohl uspořádat co nejpřívětivěji pro uživatele a usnadnil jeho používání.
- Informace generované soubory „cookies" o využívání webu uživatelem (včetně jeho IP adresy) jsou zasílány mimo jiné na server společnosti Google Inc. nacházející se v USA a ukládány v souladu se zásadami ochrany osobních údajů společnosti Google (dostupnými na adrese: https://www.google.com/intl/pl/privacy/privacy-policy.html).Google využívá tyto informace k hodnocení využívání webu, k vytváření zpráv o aktivitě na stránce určených provozovatelům webů a k poskytování dalších služeb souvisejících s využíváním webu a internetu.
- Na webu mohou být umístěny odkazy (např. ve formě log třetích stran), které po aktivaci přesměrují uživatele na externí webovou stránku. Použití tohoto druhu odkazů nelze ztotožňovat s existencí vazby mezi správcem a subjektem, kterému externí webová stránka patří. Správce v žádném případě nenese odpovědnost za následky takového přesměrování ani nemá vliv na obsah těchto webových stránek. Správce nenese odpovědnost za obsah zásad ochrany osobních údajů a bezpečnosti platných na těchto stránkách, ani za soubory „cookies" používané při jejich prohlížení.
- Spolupracujeme s Microsoft Clarity a Microsoft Advertising, abychom zaznamenávali způsob využívání našeho webu a interakce s ním pomocí behaviorálních metrik, tepelných map a přehrávání relací, což nám umožňuje zlepšovat a propagovat naše produkty a služby. Údaje o využívání webové stránky jsou zaznamenávány pomocí vlastních i externích souborů cookie a dalších sledovacích technologií za účelem zjištění popularity produktů/služeb a online aktivity. Tyto informace dále využíváme k optimalizaci webu, prevenci podvodů/zabezpečení a pro reklamní účely. Více informací o tom, jak společnost Microsoft shromažďuje a využívá Vaše údaje, najdete v Prohlášení o ochraně osobních údajů společnosti Microsoft.
- Správce využívá službu Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) k ověřování uživatelů formuláře Live Demo v neviditelném režimu (invisible mode). Tato služba zpracovává technické údaje zařízení (např. IP adresu, HTTP hlavičky, data prohlížeče) za účelem rozlišení lidí od botů, aniž by uživateli zobrazovala další výzvy. Zpracování probíhá v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů Cloudflare a Dodatkem o ochraně osobních údajů Cloudflare Turnstile.
Zpracování osobních údajů pro kontaktní účely (kontaktní formulář)
Účel zpracování osobních údajů a právní základ:
- poskytnutí odpovědi na dotaz zaslaný prostřednictvím kontaktního formuláře, tedy za účelem naplnění našeho oprávněného zájmu spočívajícího v komunikaci s uživateli webu, a rovněž za účelem určení, uplatnění nebo obhajobě případných nároků souvisejících s poskytnutím odpovědi na dotaz — na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR;
- určení, uplatnění a zajištění případných nároků a obhajoba proti nim — na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Povinnost poskytnout údaje:
Poskytnutí Vašich osobních údajů je dobrovolné, ale nezbytné pro poskytnutí odpovědi na dotazy zaslané prostřednictvím kontaktního formuláře.
Doba uložení:
Osobní údaje budou uloženy po dobu nezbytnou k poskytnutí odpovědi na dotazy zaslané prostřednictvím kontaktního formuláře. V přiměřeném rozsahu mohou být osobní údaje dále ponechány a zpracovávány k zajištění případných nároků až do jejich promlčení — po dobu vyžadovanou právními předpisy.
Příjemci údajů:
- subjekty spolupracující se správcem údajů na základě uzavřených smluv o zpracování osobních údajů, při zajištění adekvátních technických a organizačních opatření chránících údaje ze strany těchto subjektů; subjekty, kterým je správce povinen předávat údaje na základě platných právních předpisů.
Zpracování osobních údajů v rámci Live Demo (spojení s AI agentem)
Účel zpracování osobních údajů a právní základ:
- čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR — souhlas subjektu údajů vyjádřený dobrovolným zadáním telefonního čísla ve formuláři Live Demo za účelem navázání telefonického spojení AI agentem a předvedení možností platformy Xelto AI;
- čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — oprávněný zájem správce spočívající v prezentaci produktů a služeb a v zajištění nebo uplatnění případných nároků.
Povinnost poskytnout údaje:
Poskytnutí telefonního čísla je dobrovolné, ale nezbytné pro uskutečnění spojení. Neposkytnutí čísla znemožňuje využívání služby Live Demo.
Doba uložení:
Telefonní číslo a údaje předané během hovoru budou uloženy po dobu nezbytnou k uskutečnění spojení a vyřízení případných dalších dotazů — nejdéle však 12 měsíců od data navázání kontaktu, pokud právní předpisy nevyžadují delší uložení nebo pokud údaje nejsou nezbytné pro určení, uplatnění nebo obhajobu nároků.
Příjemci údajů:
- subjekty spolupracující se správcem údajů na základě uzavřených smluv o zpracování osobních údajů, včetně poskytovatelů telekomunikační infrastruktury a AI hlasových technologií, při zajištění adekvátních technických a organizačních opatření chránících údaje ze strany těchto subjektů; subjekty, kterým je správce povinen předávat údaje na základě platných právních předpisů.
Prostředky ochrany osobních údajů
Správce uplatňuje technická a organizační opatření zajišťující ochranu zpracovávaných osobních údajů odpovídající hrozbám a kategoriím chráněných údajů a zejména je zabezpečuje proti zpřístupnění neoprávněným osobám, zneužití neoprávněnou osobou, zpracování v rozporu s platnými předpisy a proti změně, ztrátě, poškození nebo zničení. Při zpracování Vašich osobních údajů používáme šifrování spojení pomocí certifikátu SSL.
Závěrečná ustanovení
Společnosti Xelto Sp. z o.o., Xelto Digital Sp. z o.o. a Xelto Czechia s.r.o. si vyhrazují právo tyto Zásady kdykoliv změnit, a to i bez předchozího upozornění uživatelů. Provedené změny budou vždy zveřejněny na webových stránkách správců a nabývají účinnosti dnem svého zveřejnění.
V případě dotazů nebo podnětů týkajících se informací prezentovaných na webu, jakož i dotazů týkajících se ochrany osobních údajů, nás prosím kontaktujte na Xelto Sp. z o.o., Xelto Digital Sp. z o.o. nebo Xelto Czechia s.r.o. Pokusíme se vysvětlit veškeré pochybnosti.